WW32 Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft

Beschreibung

WW32 ist ein Warenwirtschafts- und Auftragsverwaltungssystem. Es können, je nach erworbener Variante, die Daten für bis zu zehn Betriebe verwaltet werden. Diese Betriebe können auch Privatpersonen (zur Verwaltung ihres Schriftverkehrs) oder Vereine sein. Das Programm ist für den Einsatz im Netzwerk konzipiert, arbeitet natürlich aber auch auf einem Einzelplatzrechner.

WW32 ist ein Programm zur Verwaltung von Ein- und Verkaufsaufträgen, des Warenlagers und der Kunden und Lieferanten.

Bestandteile des Programms sind

    • die Auftragsverwaltung, jeweils für den Einkaufs- und den Verkaufsbereich,
    • die Lagerverwaltung,
    • die Kunden-/Lieferantendatenbank und
    • die Artikeldatenbank.

Die Auftragsverwaltung lässt sich auch benutzen, wenn keine Kunden, Lieferanten und/oder Artikel in den Datenbanken geführt werden. Allerdings stehen einige Funktionen dann nicht zur Verfügung. Die Auftragsverwaltung speichert ihre Geschäftspartner und Artikel separat, nicht als Verweis auf die Kunden-/Lieferantendatenbank oder die Artikeldatenbank. Die entsprechenden Datenbanken dienen dazu, bei Eingabe von Schlüsseldaten (z.B. Kundennummer, Artikelnummer) die Auftragsdaten zu ergänzen.

Die Auftragsverwaltung

Aufträge können als eine Kombination von

    • einem Geschäftspartner (Kunde / Lieferant) und
    • einer Kollektion von Artikeln (Waren, Leistungen)

angesehen werden. Wird Ihnen ein Auftrag erteilt (dies beginnt schon mit einer Anfrage) oder wollen Sie einen Auftrag erteilen, legen Sie entweder im Ausgangsbereich (Verkauf) oder im Eingangsbereich (Einkauf) einen neuen Vorgang an. Für diesen Vorgang legen Sie den Geschäftspartner (und verbundene Einstellungen wie abweichende Lieferanschrift, Steuerstatus etc.) fest, ergänzen evtl. spezifische Angaben zu dem Vorgang (Bestelldatum, Besteller, Anfragedatum, Zahlungsweise, Versandart, Nebenkosten) und stellen eine Kollektion von Artikeln zusammen. Diesen "Rohauftrag" können Sie nun weiterverarbeiten.

Aus Ausgangsaufträgen lassen sich

    • Angebote,
    • Auftragsbestätigungen,
    • Lieferscheine (auch für Teillieferungen) und
    • Rechnungen (auch über mehrere Lieferungen, vorab oder teilweise) erstellen.

Aus Eingangsaufträgen lassen sich

    • Bestellungen und
    • Gutschriften erstellen.

Aufträge können dupliziert werden, so daß ein neuer Rohauftrag entsteht. Außerdem besteht im Ausgangsbereich die Möglichkeit, Serienaufträge mit zugehörigen Dokumenten (Lieferschein, Rechnung) zu erzeugen, eine Möglichkeit, die sich vor allem im Bereich einer Abonnementsverwaltung sinnvoll nutzen lässt.

So weit es sinnvoll scheint, lassen sich die Dokumente eines Auftrags auch als PDF-Anhang per eMail versenden.

Der Auftragsbearbeitung angegliedert ist eine Zahlungsverwaltung und -überwachung sowie das Mahnwesen.

Es besteht die Möglichkeit, Waren- und Zahlungsretouren zu bearbeiten.

Die Lagerverwaltung

Allen Artikeln kann die Eigenschaft Lagerartikel zugeordnet werden. Ein- oder Aus­gangslieferungen von Lagerartikeln verändern den Lagerbestand. Lagerartikel werden in eine permanente Inventur einbezogen.

Außer den Ein- und Verkäufen sind weitere Vorgänge denkbar, die den Lagerbestand verändern. Mit WW32 können Sie für Artikel, die in der Artikeldatenbank gespeichert sind,

    • eigene Erzeugnisse in das Lager einstellen (Produktion -> Lager),
    • Artikel umwandeln (dies ist eine Kurzform der Bewegung Lager -> Produktion -> Lager),
    • Artikel für die Produktion verwenden (Lager -> Produktion),
    • Artikel zum innerbetrieblichen Verbrauch verwenden und
    • Schwund durch Diebstahl, Verderben, Garantie- oder Kulanzleistung etc. bearbeiten.

Kunden- und Lieferanten

Die Kunden- und Lieferantendatenbank enthält die Angaben zu den Geschäftspartnern (Adressdaten, Telekommunikationsdaten, Schlüssel, Bemerkung, Bankverbindungen, Rabatt, Mahnwesen, Konto in der Finanzbuchhaltung, Umsatzsteuerdaten, Ansprech­partner). Hinzu kommen Funktionen, die eine kunden- bzw. lieferantenorientierte Verwaltung des Schriftverkehrs und der sonstigen Kommunikation ermöglichen.

Außer Kunden oder Lieferanten können Sie auch interne Personen oder Abteilungen verwalten. Dies ist z.B. für das Bestellwesen bei selbst erzeugten Artikeln oder bei Vor­handensein eines Zentrallagers sinnvoll.

Artikel

Artikel sind Waren und Dienstleistungen, die Sie anbieten. Die WW32 Artikeldatenbank ist hierarchisch als Variantenmodell aufgebaut. Jedem Artikelstamm können bis zu 10000 Varianten zugeordnet werden, jeder Variante wieder bis zu 10000 Untervarianten. Die Artikel können über eine Artikelnummer oder über einen Barcode identifiziert wer­den. Zu den einzelnen Artikeln lassen sich Preise, Bestände, Mindestbestände, Abbil­dungen, Beschreibungen u.v.m. speichern. In WW32 können auch Artikel verwaltet werden, die Online zur Verfügung gestellt werden (z.B. Software, Musik). Hierzu wird in der Artikeldatenbank ein eMail-Text hinterlegt, der z.B. einen Download-Link auf die gekauft Software enthält.

Dienste

WW32 bietet zusätzlich zu den Kernfunktionen noch einige Dienste an, z.B.:

    • SEPA Zahlungsverkehr, Verwaltung der SEPA-Lastschriftmandate
    • Mahnwesen,
    • Preislisten,
    • Inventur,
    • Bestellwesen,
    • Schnittstelle zur Buchführung,
    • Serienbrief bzw. Serienmail,
    • laufende Umstellung auf eine andere Währung,
    • Preisanpassung bei Änderung von Umsatzsteuersätzen,
    • Formulargestaltung,
    • Prüf-CD GDPdU,
    • Offene Posten.

Systemvoraussetzungen

Betriebssystem Windows XP SP3,
  Windows Vista (32 oder 64 bit),
  Windows 7 (32 oder 64 bit),
  Windows 8, 8.1 (32 oder 64 bit),
  Windows 10 (32 oder 64 bit)
Betriebssystem Windows XP (32bit), Vista, 7, 8, 8.1, 10 (32bit oder 64bit)
(WW32 Dienst) oder
  Windows Server 2003 -> (32bit oder 64bit)
Hardware Drucker, mindestens logisch (z.B. PDF Drucker)
  CD/ DVD Brenner (optional)
  Internetzugang

History

Version
Datum
Änderungen
2.0.1.x
26.3.2011
WW32 v2 wird veröffentlicht.
2.0.2.x
28.3.2011
Änderungen am WW32-Server
2.0.3.x
31.3.2011
Kleinere Änderungen
2.0.4.x
11.4.2011
Druckvorschauen werden mit Mausrad bedienbar
2.0.5.x
19.4.2011
Verbesserte Scrollfunktionen
2.0.6.x
9.5.2011
Fehler bei Serienaufträgen behoben
2.0.7.x
20.5.2011
Sortierreihenfolge bei Auftragslisten verbessert
2.0.8.x
11.11.2011
Fehler in der "Buchen"-Funktion behoben
2.0.9.x
5.12.2011
Fehler in den Funktionen "Offene Ausgänge" und "Offene Eingänge" behoben. Unstimmigkeiten bei Einrichtung eines neuen Betriebs behoben.
2.0.10.x
2.3.2012
Neue Einstellmöglichkeit "Sicherungsverhalten" beim WW32 Server. Funktion "Notsicherung".
2.1.1.x
20.2.2014
Umstellung auf SEPA Zahlungsverkehr
2.1.2.x
20.2.2014
Redaktionelle Änderungen
2.1.3.x
21.2.2014
Einrichtung der SEPA-Firmenlastschriften
2.1.4.x
21.2.2014
Fehler bei Zahlungseingang behoben.
2.1.5.x
02.3.2014
Fehler bei Einrichtung von Mandaten für neue Bankverbindungen und beim Zahlungshinweis in Rechnungen behoben. Außerdem wurde für den E-Mail-Versand der verschlüsselte Versand über Port 465 ergänzt. Für Inländischen Zahlungsverkehr ist der BIC nicht mehr erforderlich. In der Importfunktion wurden die WW32-Felder IBAN und BIC hinzugefügt.
2.1.6.x
31.3.2014
Fehler im Zusammenhang mit Bankverbindungen und SEPA-Mandaten behoben.
2.2.1.x
29.10.2014
Komplett überarbeitet. Einführung des Dienstes WW32 Service
2.2.2.x-2.2.4.x
30.10.2014
Korrekturen
2.2.5.x
31.12.2014
Fehler behoben: Fehler beim wiederholten Aufruf von RECHNUNG oder LIEFERUNG wenn Positionen mit nicht ganzzahliger Anzahl vorhanden sind
2.2.6.x
27.05.2015
Einführung des Service v1.2
2.2.7.x
5.01.2017
Fehlerkorrektur Schablonen

Downloads

WW32 Testversion und Programmhandbuch

Download WW32 v2

Download WW32-Server

Komplette Testversion des WW32 Version 2.

Installationshinweise

WW32 v2 besteht aus dem Dienstprogramm WW32-Service und dem eigentlichen Warenwirtschaftsprogramm WW32 v2. Der WW32-Dienst wird nur auf einem Rechner installiert, das Programm bedient dann alle Arbeitsplatzrechner im Netzwerk, auf denen WW32 v2 installiert ist. Die Vernetzung mit entfernten Rechnern ist über das Internet mit VPN möglich. Der WW32-Dienst wird gleich nach der Installation gestartet und danach automatisch bei jedem Neustart. Nach dem ersten Start fragt Windows einmalig nach den Firewall-Einstellungen. Sie müssen bestätigen, dass die Firewall die Programmfunktionen nicht blockieren soll (Zur Kommunikation zwischen dem WW32-Dienst und WW32 v2 werden Netzwerkfunktionen verwendet).

Beim ersten Start des WW32-Dienstes werden einige Verzeichnis-(Ordner-)angaben abgefragt. Es können keine Verzeichnisnamen direkt eingetippt werden, Sie müssen den Auswahldialog verwenden. Im Auswahldialog können Sie wie unter Windows® gewohnt, Verzeichnisse anlegen. Geben Sie unbedingt unterschiedliche Verzeichnisse für Daten, Datensicherungen, Benutzereinstellungen und ISO Dateien (CD Abbilder) an. Wenn möglich, sollten die Sicherungsdateien auf einer anderen physikalischen Festplatte liegen als die Daten.

WW32 v2 installieren Sie bitte nach Installation des WW32-Dienstes auf allen gewünschten Rechnern.

Falls im späteren Betrieb die Kommunikation zwischen dem WW32-Dienst und WW32 v2 nicht zu klappen scheint, ändern Sie bitte die Port-Einstellungen (Ports sind die Kommunikationskanäle im Netzwerk). Ändern Sie zunächst in WW32-Server (Konfiguration). Dabei darf WW32 v2 auf keiner Arbeitsstation gestartet sein. Danach rufen Sie für alle WW32 v2 Installationen (Start)-WW32 Warenwirtschaft-WW32 Porteinstellung auf. Hier tragen Sie den http-Port ein, den Sie bei WW32-Server eingestellt haben.

Mit der Version 1 erstellte Sicherungsdateien können mit WW32 v2 eingelesen werden. Verwenden Sie in der Mandantenauswahl die Funktion (Menü)-Backup & Restore-Zurückspeichern-Lokale Sicherung. Im erscheinenden Dateiauswahldialog stellen Sie bitte als Dateityp (unten in der Mitte) "WW32 Sicherungen" oder "ZIP Dateien" ein.

WW32 Dokumentation Diese PDF Datei enthält das WW32 Handbuch. Sie benötigen zum Ansehen oder Drucken den Adobe® Reader®

Ergänzende Programme

Adobe Reader Programm zum Lesen oder Drucken von .PDF Dateien
BDE 5.2 Mit dieser Datei erhalten Sie eine vollständige BDE v5.2. Sie benötigen die BDE für WW32 v2 nicht, eventuell aber, um Datensicherungen, die mit WW32 v1 erstellt wurden, in das Datenbankformat des WW32 v2 zu konvertieren.