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WW32 Warenwirtschaft

Warenwirtschaft und Auftragsbearbeitung für Windows®

WW32 ist ein Warenwirtschafts- und Auftragsverwaltungssystem für Windows®. Es können, je nach erworbener Variante, die Daten für bis zu zehn Betriebe verwaltet werden. Diese Betriebe können auch Privatpersonen (zur Verwaltung ihres Schriftverkehrs) oder Vereine sein. Das Programm ist für den Einsatz im Netzwerk konzipiert, arbeitet natürlich aber auch auf einem Einzelplatzrechner.

WW32 ist ein Programm zur Verwaltung von Ein- und Verkaufsaufträgen, des Warenlagers und der Kunden und Lieferanten . Für das Programm benötigen Sie einen Computer mit dem Betriebs­system Windows® ab Version 2000. Vom Einsatz unter Windows® 95 oder 98 rate ich ab.

Bestandteile des Programms sind

  • die Auftragsverwaltung, jeweils für den Einkaufs- und den Verkaufsbereich,
  • die Lagerverwaltung,
  • die Kunden-/Lieferantendatenbank und
  • die Artikeldatenbank.

Die Auftragsverwaltung lässt sich auch benutzen, wenn keine Kunden, Lieferanten und/oder Artikel in den Datenbanken geführt werden. Allerdings stehen einige Funktionen dann nicht zur Verfügung. Die Auftragsverwaltung speichert ihre Geschäftspartner und Artikel separat, nicht als Verweis auf die Kunden-/Lieferantendatenbank oder die Artikeldatenbank. Die entsprechenden Datenbanken dienen dazu, bei Eingabe von Schlüsseldaten (z.B. Kundennummer, Artikelnummer) die Auftragsdaten zu ergänzen.

Die Auftragsverwaltung

Aufträge können als eine Kombination von

  • einem Geschäftspartner (Kunde / Lieferant) und
  • einer Kollektion von Artikeln (Waren, Leistungen)

angesehen werden. Wird Ihnen ein Auftrag erteilt (dies beginnt schon mit einer Anfrage) oder wollen Sie einen Auftrag erteilen, legen Sie entweder im Ausgangsbereich (Verkauf) oder im Eingangsbereich (Einkauf) einen neuen Vorgang an. Für diesen Vorgang legen Sie den Geschäftspartner (und verbundene Einstellungen wie abweichende Lieferanschrift, Steuerstatus etc.) fest, ergänzen evtl. spezifische Angaben zu dem Vorgang (Bestelldatum, Besteller, Anfragedatum, Zahlungsweise, Versandart, Nebenkosten) und stellen eine Kollektion von Artikeln zusammen. Diesen "Rohauftrag" können Sie nun weiterverarbeiten.

Aus Ausgangsaufträgen lassen sich

  • Angebote,
  • Auftragsbestätigungen,
  • Lieferscheine (auch für Teillieferungen) und
  • Rechnungen (auch über mehrere Lieferungen, vorab oder teilweise) erstellen.

Aus Eingangsaufträgen lassen sich

  • Bestellungen und
  • Gutschriften erstellen.

Aufträge können dupliziert werden, so daß ein neuer Rohauftrag entsteht. Außerdem besteht im Ausgangsbereich die Möglichkeit, Serienaufträge mit zugehörigen Dokumenten (Lieferschein, Rechnung) zu erzeugen, eine Möglichkeit, die sich vor allem im Bereich einer Abonnementsverwaltung sinnvoll nutzen lässt.

So weit es sinnvoll scheint, lassen sich die Dokumente eines Auftrags auch als PDF-Anhang per eMail versenden.

Der Auftragsbearbeitung angegliedert ist eine Zahlungsverwaltung und -überwachung sowie das Mahnwesen.

Es besteht die Möglichkeit, Waren- und Zahlungsretouren zu bearbeiten.

Die Lagerverwaltung

Allen Artikeln kann die Eigenschaft Lagerartikel zugeordnet werden. Ein- oder Aus­gangslieferungen von Lagerartikeln verändern den Lagerbestand. Lagerartikel werden in eine permanente Inventur einbezogen.

Außer den Ein- und Verkäufen sind weitere Vorgänge denkbar, die den Lagerbestand verändern. Mit WW32 können Sie für Artikel, die in der Artikeldatenbank gespeichert sind,

  • eigene Erzeugnisse in das Lager einstellen (Produktion -> Lager),
  • Artikel umwandeln (dies ist eine Kurzform der Bewegung Lager -> Produktion -> Lager),
  • Artikel für die Produktion verwenden (Lager -> Produktion),
  • Artikel zum innerbetrieblichen Verbrauch verwenden und
  • Schwund durch Diebstahl, Verderben, Garantie- oder Kulanzleistung etc. bearbeiten.

Kunden- und Lieferanten

Die Kunden- und Lieferantendatenbank enthält die Angaben zu den Geschäftspartnern (Adressdaten, Telekommunikationsdaten, Schlüssel, Bemerkung, Bankverbindungen, Rabatt, Mahnwesen, Konto in der Finanzbuchhaltung, Umsatzsteuerdaten, Ansprech­partner). Hinzu kommen Funktionen, die eine kunden- bzw. lieferantenorientierte Verwaltung des Schriftverkehrs und der sonstigen Kommunikation ermöglichen.

Außer Kunden oder Lieferanten können Sie auch interne Personen oder Abteilungen verwalten. Dies ist z.B. für das Bestellwesen bei selbst erzeugten Artikeln oder bei Vor­handensein eines Zentrallagers sinnvoll.

Artikel

Artikel sind Waren und Dienstleistungen, die Sie anbieten. Die WW32 Artikeldatenbank ist hierarchisch als Variantenmodell aufgebaut. Jedem Artikelstamm können bis zu 10000 Varianten zugeordnet werden, jeder Variante wieder bis zu 10000 Untervarianten. Die Artikel können über eine Artikelnummer oder über einen Barcode identifiziert wer­den. Zu den einzelnen Artikeln lassen sich Preise, Bestände, Mindestbestände, Abbil­dungen, Beschreibungen u.v.m. speichern. In WW32 können auch Artikel verwaltet werden, die Online zur Verfügung gestellt werden (z.B. Software, Musik). Hierzu wird in der Artikeldatenbank ein eMail-Text hinterlegt, der z.B. einen Download-Link auf die gekauft Software enthält.

Dienste

WW32 bietet zusätzlich zu den Kernfunktionen noch einige Dienste an, z.B.:

  • SEPA Zahlungsverkehr, Verwaltung der SEPA-Lastschriftmandate
  • Mahnwesen,
  • Preislisten,
  • Inventur,
  • Bestellwesen,
  • Schnittstelle zur Buchführung,
  • Serienbrief bzw. Serienmail,
  • laufende Umstellung auf eine andere Währung,
  • Preisanpassung bei Änderung von Umsatzsteuersätzen,
  • Formulargestaltung,
  • Prüf-CD GDPdU,
  • Offene Posten.

WW32 kostet ab 120 €.